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Cadastrar contratos públicos decorrentes de compras e serviços junto aos órgãos de controle nunca foi tão fácil e seguro graças à IA no MegaAdmWEB, a inteligência artificial integrada ao sistema da Megasoft.
Lançada em 13 de dezembro de 2024, a ferramenta já preencheu quase 13 mil contratos em 178 municípios, otimizando o trabalho das equipes responsáveis pela gestão de contratos públicos.
“Gostei muito da ferramenta, desenrolou a vida da gente. Antes, tínhamos que ficar digitando todo o contrato, campo por campo. Agora, basta jogar o PDF e a IA faz a leitura, cabendo a nós, agentes, fazer apenas pequenos ajustes”, explica Maxwillan da Costa Lima, agente de contratação da Prefeitura de Serranópolis.
Maxwillan tanto aprova a inovação que sugere que a Megasoft inove mais, criando outras facilidades por meio do uso de IA. “Antes chegávamos a levar até dois dias para cadastrar um contrato maior e agora fazemos em menos de uma manhã ou uma tarde”, compara.
Para ele, só o fato de a IA lançar as informações sobre os casos de dispensa de licitação, por exemplo, já agilizou demais para a prefeitura.
“Para nós, é um caminho sem volta, já me acostumei, é muito prático e seguro. O robozinho puxa o arquivo, a IA lê e coloca as informações onde é necessário”, justifica o agente de contratação.
Feedbacks como o de Maxwillan mostram que a recepção tem sido extremamente positiva. Os agentes públicos têm percebido, na prática, a redução de esforço operacional e o aumento de produtividade. Em um caso real, um único usuário conseguiu cadastrar quase 50 contratos em menos de duas horas utilizando exclusivamente a funcionalidade de IA do MegaAdmWEB.
Desenvolvimento da Funcionalidade
Desenvolvedor responsável pela IA aplicada ao MegaAdmWEB, Ademar Francisco da Silva Júnior conta que a ideia inicial – plenamente realizada – foi facilitar o trabalho do usuário, garantindo segurança. Ele explica que os responsáveis por contratações nos municípios precisam contratar e todos os contratos devem ser cadastrados junto aos órgãos de controle para fins de transparência e prestação de contas.
“São contratos com dezenas de páginas, dezenas, dos quais a IA é capaz de analisar o conteúdo integral e identificar as informações que são necessárias para preencher os campos desses contratos nas plataformas, como valores, fornecedor. Quando necessário, ela é capaz de inferir informações a partir do contexto. Esses dados são usados diretamente na funcionalidade de cadastro de contratos, essencial para os processos de prestação de contas municipais”, descreve Ademar.
Antes de chegar a essa funcionalidade, ele conta que o desenvolvimento passou por um período intenso de pesquisa, testes e validações. “No início havia incertezas quanto à viabilidade, mas, após inúmeras iterações, a tecnologia atingiu um nível de precisão e consistência que a tornou realmente útil e confiável para os usuários”, relata. “Houve todo um estudo antes e uma bagagem técnica no desenvolvimento de soluções tecnológicas para chegar a esse ponto e conseguir entregar”, esclarece.
Segurança da informação
A segurança da informação é um dos pilares da solução. O desenvolvedor esclarece que, diferente de práticas comuns de mercado, nenhuma informação enviada pelos usuários é utilizada para treinar modelos de IA. “Dessa forma, elimina-se o risco de que dados sensíveis sejam reaproveitados ou retornem em outros contextos. Toda a análise ocorre de forma isolada e restrita ao processamento do próprio documento”, assegura Ademar.
O maior ganho para os usuários está na economia de tempo e na redução de erros. O processo de cadastro, que antes exigia a digitação manual de cada campo, passa a ser feito de forma automática, restando ao usuário apenas validar as informações extraídas. Isso não só agiliza o trabalho, como aumenta a assertividade e a confiabilidade dos dados cadastrados.
“Já existem casos em que contratos são cadastrados sem que o usuário precise digitar nenhuma informação, pois todos os campos são preenchidos diretamente a partir do PDF”, comemora o desenvolvedor.
Para tanto, o principal cuidado do usuário é garantir que o documento esteja legível. Mesmo PDFs escaneados ou digitalizações de documentos assinados são processados com boa precisão, desde que estejam claros o suficiente para leitura humana. Até informações manuscritas podem ser interpretadas, desde que não apresentem rasuras ou baixa qualidade que comprometam a compreensão.
O processo começa com a extração do texto do contrato do PDF. Quando o texto está incorporado no arquivo, a leitura é direta. Nos casos em que o documento contém imagens, é utilizada tecnologia de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) com alto índice de precisão. “Erros de leitura só tendem a ocorrer em situações de baixa qualidade da imagem, como manchas, rasuras ou textos muito borrados. Em geral, se uma pessoa consegue ler o conteúdo com clareza, a IA também conseguirá interpretar corretamente”, relata.