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A importância do Sistema de Protocolo da Megasoft para a gestão municipal
Em um cenário onde a eficiência administrativa é crucial, ter um sistema de protocolo que garanta controle e segurança na movimentação de processos é essencial para a gestão municipal. Nesse contexto, a Megasoft oferece um sistema de protocolo que já é utilizado com sucesso em diversos municípios. Em Goiás, são 134 municípios, no Tocantins, 86 municípios que já adotaram o sistema, e no Mato Grosso do Sul 04 municípios, com ampla aceitação das equipes envolvidas.
“O Sistema de Protocolo da Megasoft foi desenvolvido com o objetivo principal de organizar o trâmite de processos, garantindo que nenhum se perca entre os departamentos e que todos possam ser acessados de qualquer lugar do mundo com acesso à internet, a qualquer momento. Essa característica se mostrou ainda mais valiosa durante períodos de crise, como a pandemia, onde a continuidade dos processos era essencial para a gestão pública”, de acordo com o diretor técnico da Megasoft, José Hosanan.
Ele também destaca que “uma das grandes vantagens do sistema é a capacidade de anexar todos os documentos necessários diretamente na plataforma, eliminando a necessidade de processos físicos. Com a digitalização, todos os envolvidos têm acesso instantâneo aos documentos, o que facilita o trabalho e melhora a eficiência da gestão dos processos. Este aspecto é fundamental para as prefeituras que buscam modernizar suas operações, reduzir o uso de papel e aumentar a transparência.”
Um caso interessante da implementação desse sistema foi no município de São João d’Aliança em Goiás. A prefeita Débora Domingues falou como funcionava os processos na prefeitura: “nós não tínhamos um setor de protocolo, então muitas vezes o documento chegava na prefeitura e ninguém sabia para onde ele deveria ir e isso consequentemente trazia um descrédito para a administração pública. Hoje, com o Sistema de Protocolo, nós vimos o quanto uma administração pública pode se organizar. Os processos são conduzidos de forma mais rápida e os documentos chegam na mão de quem eles têm que chegar para que as questões sejam resolvidas. Além disso, qualquer cidadão pode acompanhar o andamento do seu processo no portal de Serviços da prefeitura por meio do número de protocolo, promovendo maior transparência e satisfação para os usuários do serviço público do nosso município.”
“A Megasoft trouxe um grande avanço para o município e eu espero que outros gestores continuem com esse sistema porque, como nós, a empresa quer uma gestão pública de excelência”.
~ Débora Domingues, prefeita
Além de falar sobre o uso de ferramentas importantes para auxiliar a gestão municipal, a prefeita também comentou sobre os desafios e qualidades que um gestor precisa ter para alcançar o sucesso. Na visão dela, o maior desafio que enfrentou nesses dois mandatos foi a implementação do que ela chama de um “choque de gestão”. Ela, que foi a primeira prefeita eleita no município, comenta que houve desconfiança da comunidade sobre a capacidade de uma mulher conciliar o lar com a política e realizar uma boa gestão. Ela afirmou: “A primeira coisa que eu fiz foi contratar uma equipe técnica com ações inovadoras e projetos bem elaborados. Além disso, regularizei todas as dívidas da prefeitura e trabalhei pela coletividade. Então, quando fiz isso, as coisas começaram a caminhar em um ritmo acelerado. Quando você entende que é ‘mãe’ de quatorze mil pessoas, independentemente de quem votou ou não em você e da bandeira partidária, percebe que é necessário ter uma equipe muito mais técnica do que política para fazer as coisas acontecerem.”
Ela comentou ainda que são inúmeras as características que um bom gestor deve ter, mas nenhuma delas adianta se a pessoa não tiver amor dentro de si, amor para transformar a vida das pessoas. “Por isso, digo que a principal qualidade é amar o seu povo e o lugar em que você vive. O mandato são 4 anos e tudo passa muito rápido. O gestor tem que ser veloz e eficiente, por isso são necessárias ações inovadoras e boas ferramentas, como a Megasoft, que trabalha junto conosco para que possamos alcançar os resultados necessários, desburocratizando todo o processo.”
A prefeita, que está finalizando o seu segundo mandato, também ressalta que “a Megasoft trouxe um grande avanço para o município e eu espero que outros gestores continuem com esse sistema porque, como nós, a empresa quer uma gestão pública de excelência.”
Como funciona o Sistema de Protocolo do MegaAdmWEB?
Apesar de ser relativamente simples e leve em termos de desenvolvimento, o Sistema de Protocolo possui grande valor para as prefeituras. O protocolo é mais do que um simples registro; é um conjunto estruturado de normas que garantem a validade pública dos documentos e servem como evidência em casos legais.
O sistema da Megasoft realiza várias etapas essenciais, como o recebimento, registro, classificação, tramitação e controle da movimentação de documentos e processos. Cada processo recebe um número gerado automaticamente, o que facilita o rastreamento e a gestão dos documentos.
Além disso, a plataforma permite a adição de documentos ao longo da tramitação do processo. Outro aspecto fundamental é o tratamento de documentos sigilosos, onde o acesso é restrito a pessoas autorizadas, conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A segurança é uma prioridade, e o sistema assegura que apenas servidores dos departamentos responsáveis possam dar andamento aos processos.
Por fim, o encerramento do processo ocorre apenas quando todas as necessidades são atendidas, sendo o processo arquivado para futuras consultas ou reabertura, se necessário.
Com o sucesso em São João d’Aliança e a adoção em diversos municípios de Goiás, Tocantins e Mato Grosso do Sul, vemos que o Sistema de Protocolo da Megasoft é, sem dúvida, uma ferramenta indispensável para controle eficiente do ciclo de vida dos processos administrativos e demonstra o comprometimento da Megasoft em oferecer soluções que realmente atendam às necessidades das prefeituras.