Do papel ao digital: como organizar o Protocolo

Em muitos municípios, ainda é comum ver processos circulando entre setores com capas impressas, carimbos e assinaturas manuais. Essa rotina gera retrabalho, consome tempo e aumenta o risco de extravio.

Quando se fala em processo digital, muitos pensam apenas em escanear documentos e anexá-los ao sistema. Isso não resolve o problema. O papel continua existindo, agora com uma cópia eletrônica.

A mudança acontece quando o município entende que digitalizar processos não é digitalizar documentos, e sim organizar o caminho que eles percorrem dentro da prefeitura. E essa organização começa no Protocolo.

 

Onde começa o erro: assuntos não estratégicos e falta de fluxos

O Protocolo é onde o processo nasce, e é o assunto que permite ao sistema entender qual deve ser o seu caminho.

Um erro comum é cadastrar assuntos excessivamente específicos ou duplicados, como “compra de material de expediente” ou “compra de gêneros alimentícios”. Isso obriga a prefeitura a criar vários fluxos iguais para situações que, na prática, são do mesmo tipo. A orientação é utilizar assuntos mais abrangentes, que representem a natureza do processo, e não o item solicitado.

Exemplos:

• Solicitação de bem/material
• Solicitação de aquisição
• Ofícios
• Processos tributários (ITBI, IPTU, ISS)
• Requerimentos de servidores (férias, atestados, licenças, afastamentos)
• Atendimento ao cidadão
• Ou outras descrições que reflitam adequadamente a classificação interna dos processos

Com assuntos bem definidos, é possível configurar fluxos eficientes, evitando decisões manuais a cada novo protocolo.

 

O segundo erro: manter a lógica do papel dentro do sistema

Outro problema frequente é registrar o protocolo no sistema e, em seguida, imprimir a capa para o processo continuar fisicamente. O processo caminha no papel, mas não caminha no sistema.

Encaminhamentos não são registrados, despachos não ficam documentados e o sistema passa a acumular processos “em aberto” que já foram resolvidos fisicamente. Com o tempo, deixa de ser uma ferramenta de controle e vira apenas um registro inicial.

Quando os assuntos e os fluxos estão bem organizados, as responsabilidades internas definidas e a equipe capacitada para compreender o processo administrativo e o uso do Módulo de Protocolo, o cenário muda:

• O processo nasce no setor correto
• Não há necessidade de impressão
• Todos acompanham em tempo real o departamento responsável, os andamentos e a localização

Nesse momento, o controle passa a existir no ambiente digital, e o papel perde a função.

 

Digitalizar é mudar o método administrativo

O sistema permite processos 100% digitais, mas isso depende de organização. Sem método, o papel continua. Com métodoligia administrativa, o processo flui dentro do sistema.

Na prática:

• Processos não ficam parados em mesas
• Não há risco de extravio
• Prazos passam a ser acompanhados por setor
• O histórico fica rastreável para a Controladoria e o Tribunal de Contas
• O cidadão ganha mais transparência

Digitalizar, portanto, não é um ato apenas tecnológico, e sim administrativo. Essa lógica está alinhada à Lei nº 14.129/2021 (Lei do Governo Digital), que incentiva a desburocratização e o uso de soluções digitais para o trâmite de processos administrativos. Quando o município entende isso, o Protocolo deixa de ser operacional e passa a ser o centro do controle dos processos  e o papel deixa de circular pelos corredores.